Referat styremøte 10.08.21

Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, og Elin Katrine Vestly, referent. Forfall: Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås

034/21 Status arbeid med drift løypemaskin

Status siden sist: Ingen dialog med grunneiere i løpet av sommeren. Hytteeierforeningen vil i år søker vi om støtte til gapahuker, myrbruer, ryddesager, verneutstyr, m.m.

041/21 Planlegging av seinsommerkveld

Lørdag, 21. august, seinsommerkveld, konsert, quiz kveld? 

Avlyses på grunn av manglende kapasitet til planlegging og gjennomføring.

42/21 Planlegging av dugnader og aktiviteter høsten 2021

Dugnader

26. juni ferdigstille sykkelbrua på Vesle Støle, ferdig

10. juli Grønlivann, svært få møtte opp

2. oktober, løyperydding, ansvarlig Svein, oppmøte på Omholtparkering ved Vaffelbua. Egne ryddesager, motorsager, grensaks. De som ikke har utstyr hjelper til med rydding. Ta med mat og drikke. Etter dugnaden serverer hytteeierforeningen pølser og brus på Sportskapellet.

16. oktober, løyperydding, oppmøte på Digerhaugparkering. Egne ryddesager, motorsager, grensaks. De som ikke har utstyr hjelper til med rydding. Ta med mat og drikke. Etter dugnaden serverer hytteeierforeningen pølser og brus på Sportskapellet.

23. oktober løyperydding, oppmøtested kommer seinere. Egne ryddesager, motorsager, grensaks. De som ikke har utstyr hjelper til med rydding. Ta med mat og drikke. Etter dugnaden serverer hytteeierforeningen pølser og brus på Sportskapellet.

Aktiviteter

11. september, felles tur, Støveltjern til Ivarsbu

Vi går fra Støveltjern kl. 10:00

Pølser og saft ved Ivarsbu ved SHF

9. oktober, høst aktivitetsdag

  • Ved Sportskapellet

Planlegges neste styremøte.

043/21 Eventuelt

Vi ønsker faste møter med Skrim Hytteservice, Skrimveien A/L og hytteeierforeningen.

Tema vil være felles målsetting for å få til et bedre samarbeid for hytteområdet, samt legger planer for framdrift.

Aktuelle tema

  • Framdrift for Svarttjerndalen
  • Sykkelsti ved Grønli
  • Webcamera på veiene opp til Skrim
    • SHF kan evt. forestå innkjøp og drift i 2 års prøveperiode
    • Kobles opp til www.skriminfo.no
  • Brøyting, enten som sporing eller at de som kjører legger ut melding på Skrimsiden/Facebook, når de starter brøyting
  • Flere endringer/omlegginger og rydding i eksisterende løypetraseer, slik at det blir fremkommelig for løypemaskin.

Neste møte tirsdag 24. august

Referat styremøte, 07.06.21

Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent. Forfall: Tor Bartnes       

033/21 Oppfølging av tidligere saker

06/21 Innspill fra medlemmer

Forslag 1; ny løype på vestsiden av Maurlivann, dette er inne i verneområdet og det gis ikke tillatelse til løypekjøring eller annet arbeid i terrenget. Må eventuelt søke Statsforvalter.

Styrets behandling: Det tas kontakt med TOT om de har mulighet for å kjøre flere løyper. Hvis de har mulighet for det, tar vi kontakt med grunneiere og Statsforvalter før vi starter en søknad prosess.

  • Møte med TOT er foreløpig utsatt.

020/20 Hvordan rekruttere flere medlemmer?

Status for rabattavtaler med aktuelle firma?

  • Bent følger opp aktuelle firma

Grasrot godkjenning

Status søknadsprosess?

  • Bent sjekker status

Oppdatering av skriminfo.no

Mangler beskrivelse av dagsturer, ikke ferdig pt.

  • Vi legger linker til VisitSkrim som har gode oversikter

021/21 Status medlemskontingent og trekking av 2 vinnere av gavekort

  • Gavekort er sendt alle 4 vinnere

Kanohotell Veslestøle

SHF skal komme med forslag til hva som skal settes opp. Vi undersøker leverandører og pris.

  • Status: venter på priser

027/21 Orienteringssak

Arkiv i Styreweb under arbeid, perioden 2019 – 2021.

  • Styrepapirer fra før 2019 sendes sekretær           

034/21 Status arbeid med drift løypemaskin

Fra styremøte, 26. april

Styrets behandling: Det stilles spørsmål til oppsett og beregninger i saken fra Skrim Hytteservice. Momskompensasjon fra staten kommer i statsbudsjettet hver år. Dette beløpet variere fra år til år.

Regnestykket er basert på økning av frivillig løypeavgift. Styret stiller seg tvilende til at økning av frivillig løypeavgift er veien å gå for å øke inntektene.

Styrets beslutning: Styret i hytteeierforeningen kan ikke ta stilling til økonomiske forpliktelser og eventuell organisasjonsform på grunnlaget som foreligger.

Styret ber om at det legges fram regnskap for løypekjøring tilbake til innkjøp av dagens løypemaskin, samt budsjett for drift og vedlikehold.

Det vil informeres om saken på årsmøte i mai. Eventuell avtale om økonomiske bidrag fra hytteeierforeningen og videre organisering av driften for løypemaskinen vil styret legge fram på foreningens årsmøte, eventuelt et ekstraordinært årsmøte.

Styrets behandling 7. juni:

Tilskudd og fordeling av investeringer og drift.

Vi er innvilget 350.000,- fra Sparebankstiftelsen DNB, til innkjøp av løypemaskin! Hurra!!!

Noen av forutsetningene for å få pengene er;

  • Innen 01.10.21 skal det fremlegges budsjett for bruk av pengene, investeringsbudsjett.
  • 01.12.21 skal det legges fra faktura for kjøp av løypemaskin

Vi skal i tillegg søke Stiftelsen Sparebank1 om drift av løypekjøring.

Bent og Svein avtaler møte med Henning, Sigvart og Sigurd-Ole for å avklare videre drift og mulige avtaler for ny løypemaskin.

Styrets beslutning: Hytteeierforeningen skal fortsette å jobbe med søknader fra ulike hold. Styret forutsetter at grunneiernes bidrag til investering og drift er lik summen hytteeierforeningen bidrar med til enhver tid.    

035/21 Opprettelse av løypegruppe

Svein jobber videre med denne saken og kontakter de som har meldt sin interesse for å være med i løypegruppa.

036/21 Plan for samarbeid med Sportskapellet

Hvordan kan vi bruke Sportskapellet videre?

Vi ønsker å lage en intensjonsavtale med styret for Sportskapellet. Sekretær lager utkast til avtale.

  • Plassering av Webkamera, temperaturmåler og andre komponenter
    • Innhentet tilbud kr. 4.000,- eks. mva. ferdig programmert og klart til å tas i bruk

Beslutning: Vi kjøper inn 2 kamera, et til terrenget/skiløype og til målepinne for snømengde

037/21 Planlegging av dugnader og aktiviteter sommer/tidlig høst

Planlagte dugnader

  • 26. juni ferdigstille sykkelbrua på Vesle Støle
  • 10. juli Grønlivann
  • 4. september, løyperyddig
  • 18. september, løyperyddig
  • 2. oktober løyperydding
  • 23. oktober løyperydding

Alle aktiviteter legges som arrangementer på Facebook

  • Kontaktperson for dugnad med telefonnummer
  • Oppmøte sted
  • Oppfordring til å ta med eget «ryddeutstyr»

Forslag til nye aktiviteter/dugnader

Ny tavle med reklameplasser ved Omholt parkeringen

  • Vi avklarer mulige plasseringer og priser

Rydde sykkelsti mot Presteseter

  • Vi avklarer med grunneier Tor Anton Grøtterød

Andre aktiviteter

Lørdag, 21. august, seinsommerkveld, konsert, quiz kveld?

  • Legges til Sportskapellet, vi jobber videre med innhold og rammer

Lørdag, 11. september, felles guidet tur til Ivarsbu, vi legger opp til grilling av pølser i regi av hytteeierforeningen.      

038/21 Innspill fra medlemmer

Det er kommet et ønske om at vi setter opp gapahuker ved eksempelvis badevann og Furua. 

Styrets beslutning: Styret ønsker å prioritere utvikling av området ved Sportskapellet i første omgang. Se sak 036/21. Det er allerede satt ut bålpanne og flere benker ved Støveltjern. Andre steder utsettes inntil videre.

039/21 Eventuelt

Benker

Det står 6 – 7 på Støveltjern, en benk flyttes til Karipytten. Vi bestiller svijern til å merke benkene.

Hytteierforeningen oppfordrer til Skrimveien A/L å sette opp webkamera på hovedveiene opp til Skrim. Det kan gi alle som bruker veiene bedre informasjon om kjøreforhold på vinterstid.

Neste styremøte 10. august

Høringsuttalelse

Styret i Skrim Hytteeierforening har kommet med høringsuttalelse til Kongsberg kommuneplans arealdel.

  1. Skrim Hytteeierforening, SHF, er en frivillig interesseorganisasjon for hytteeiere på Skrim/Omholtfjell. I de varslede planforslagene ved rullering/revidering av Kommuneplanen arealdel ønsker vi å komme med følgende merknader.
  2. Det forutsettes at hensyn til friluftsliv ivaretas slik at ny bebyggelse legges i terrenget slik at det blir «grønne korridorer» som opprettholder muligheten for et utstrakt bruk av naturen som rekreasjon og høsting samt at et rikt dyreliv kan ivaretas.
  3. All opparbeidelse av infrastruktur gjøres på en skånsom måte uten unødvendige sår i terrenget og verdifull flora reetableres.
  4. Eksisterende skiløyper bør ivaretas da det medfører store kostnader ved å endre/lage nye traseer. I nye områder må det planlegges traseer for eventuelle nye løyper.
  5. Vi forventer at avstand til verneområder er av en slik avstand at dette verdifulle området ikke forringes.
  6. Myrområder må hensyntas ved utvikling av områdene da de er viktige for området og som blågrønn struktur.

Høringsinnspillet sendt Kongsberg kommune, 18.03.21

Årsmøte referat, Skrim Hytteeierforening 2020

Hytteeierforeningen avholdt sitt første utendørs årsmøte, lørdag, 29. mai, i strålende solskinn ved Sportskapellet. Mange møtte opp i finværet og styret takker for interessen fra alle medlemmene som kom.

Tusen takk til Skrim Sportskapell for lån av tunet, vi gleder oss til videre samarbeid! En særlig takk også til Kjell- Arne som serverte gratis pizza til alle etter årsmøte!

Tusen takk for lånet av Sportskapellet! Årsmøte 2020, Skrim Hytteeierforening.
Foto: Hans Jørgen Vesterås
Tusen takk til Kjell-Arne for deilig pizza! Foto: Hans Jørgen Vesterås

Referat årsmøte i Skrim hytteeierforening 2021                                  

01/21  Godkjenning av innkalling og saksliste

                Vedtak: Innkalling og saksliste er godkjent.

02/21  Valg av dirigent og referent

Vedtak: Valg av dirigent og referent,

Dirigent; Svein Borge

Referent; Elin Katrine Vestly

03/21  Valg av 2 personer til å skrive under protokoll

                Vedtak:

  1. Trond Erlandsen
  2. Sigbjørn Berg

04/21  Styrets beretning 2020

Årsberetning 2020 Skrim Hytteeierforening                                     

Vi takker alle på Skrim for et fint og litt annerledes 2020.

Pr. 26.04.21, har Skrim hytteeierforening 387 betalende medlemmer. Det tilsier at litt mer en 50 % av alle hytteeiere på Skrim er medlemmer i hytteeierforeningen.

Styret har hatt 7 styremøter mellom februar -20 og april -21. Deler av styret har hatt møter med Skrim hytteservice og H & S.P Drift, med tema løypekjøring, drift og innkjøp av løypemaskin. Det har på grunn av Corona pandemien ikke vært møte med alle grunneiere og hele styret.

Styret har endelig fått på plass eget medlemsregister og vi er i gang med å opprette eget arkiv for foreningen.

Over flere år ser vi at medlemstallet er lavere enn ønsket og rekruttering av nye medlemmer er utfordrende. Styret jobber med å bli mer synlige og informere om arbeidet i hytteeierforeningen. Det er satt opp flere postkasser på sentrale steder på Skrim, med informasjonsbrosjyrer og kart over området. Vi jobber med oppdateringer av www.skriminfo.no  og legger nå fortløpende ut referat og saker fra styret på nettstedet og på Facebook siden vår.

Styret har det siste året jobbet med å inngå rabattavtaler med flere bedrifter, slik at medlemmer får rabatt på kjøp ved fremvisning av betalt medlemskontingent. Vi satser på å ferdigstille avtalene i løpet av 2021. Det er også sent inn søknad om godkjenning av hytteeierforeningen som grasrotmottaker i Frivillighetsregisteret.

I mars 2021 gav styret høringsinnspill til Kongsberg kommunes arealplandel. Det er også rettet henvendelse til Glitre vedrørende planer for vedlikehold og utbedringer av linjenettet.

Vi setter stor pris på at medlemmer tar kontakt med innspill og spørsmål, via mail og kommentarer på nettside og Facebook.  

Aktiviteter

Coronapandemien har satt stopp for de aktiviteter vi ønsket å arrangere. Planen var blant annet flere kafetreff på Sportskapellet og aktivitetsdager for medlemmer. I vår kontakt med Kongsberg kommune ble vi sterkt frarådet å legge opp til noen form for aktivitet som samlet folk fra flere kommuner. Dette rådet har vi fulgt.

Samarbeid med grunneiere og andre interessenter på Skrim

I samarbeid med grunneiere har det vært jobbet med planer for flere løype- og turtraseer. Her er vi enda ikke i mål.  

  • Svarttjerndalen; rette ut løypen ned fra skibrua, noe av bekken øverst må legges i rør, løypa vil bli rettet forbi bakken halvveis nede og det vil bli lagt rør der bekken svinger mot Omholtseter. Dette for å kunne kjøre lenger og på mindre snø.
  • Omholtsetermyra; legge rør i myra der vi sliter med løypekjøring når påsken nærmer seg.
  • Grønlibakkene; forsøke å rette ut nedkjørselen fra, den skarpe svingen som går mot Omholtsetermyra.
  • Krokvannsrunden; rydde og lage bredere løype.
  • Sykkelbro fra Lille Støle til parkeringen ved demningen, ferdigstilles sommeren 2021
  • Ny trase, vestsiden av Maulivann, venter på avklaring med TOT og grunneiere

Vinteren 2020/2021 har gitt oss fantastiske løypeforhold, stor takk til Tønsberg og Omegn Turistforening og H & S.P Drift for stor innsatsvilje med løypekjøring. Tusen takk til alle hytteeiere og dagsturister som har gitt bidrag til løypekjøring. Innbetalinger av frivillig løypeavgift er helt nødvendig for løypekjøringen på Skrim.

Hytteeierforeningen er invitert til å delta i et prosjekt i regi av Tønsberg og Omegn Turistforening. Prosjektet innebærer skilting av stier og løyper i Skrim – Luksefjell området.  Styret har avventer mer informasjon og kostnadsberegninger fra prosjektet.

Planer for 2021

Styret har laget en Aktivitetsplan for 2021/2022. Den viser dugnader og arrangementer styret ønsker å gjennomføre, hvis smittesituasjonen tilsier at det er mulig.

I samarbeid med grunneiere og Skrim Hytteservice vil vi forsøke å få gjennomført nevnte endringer i løypenettet og det jobbes med planer for løypekjøring og dugnader. Dugnader blir annonsert på www.skriminfo.no og Facebook.

Vi vil jobbe videre i samarbeid med Skrim Sportskapell om bruk av lokaler til flere aktiviteter.

Styret i Skrim Hytteeierforening 2020

Vedtak: Styrets beretning for 2020 er godkjent

05/21  Årsregnskap for 2020

Resultatrapport 2020

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er image.png
Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er image-1.png

Balanserapport 2020

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er image-2.png

Vedtak: Årsregnskap for 2020 godkjent

06/21  Endringer vedtekter for Skrim Hytteeierforening

Vedtak: Forslag til vedtekter for Skrim hytteeierforening godkjennes, med en endring.

Forslag til endring: «Årsmøte behandler»

  • Revidert regnskap, revisjonsrapport og budsjett

Vedtekter Skrim hytteierforening

§ 1 Formål

Skrim hytteierforening har til formål å ivareta medlemmenes interesser som hytteeiere på Skrim, Omholtfjell Hytteområde i Kongsberg kommune.

§ 2 Medlemskap 

Rett til medlemskap har hytteeiere, leietakere, eller andre interessenter innenfor overnevnte område og som har betalt kontingent inneværende år. Innmelding skjer ved innbetaling av kontingent. Medlemmer som ikke har betalt kontingenten har ikke møte- eller stemmerett.

§ 3 Styret

Foreningen ledes av styret på 5 medlemmer, varamedlem har møterett. Styret er beslutningsdyktige når minst 3 av 5 medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Styret fører referat fra sine møter. Styret kan ikke uten spesiell fullmakt, forplikte medlemmene utover kontingenten. Styret skal legge fram arbeidsplan for medlemmene.

Styret tar opp til behandling saker som hører under foreningens formålsparagraf, og som reises av medlemmene.

§ 4 Årsmøte

Årsmøte holdes i løpet av 1. tertial. Årsmøte kan unntaksvis avholdes digitalt, hvis forholdene tilsier det. Dato for årsmøte kunngjøres skriftlig minimum 30 dager før. Innkalling sendes medlemmer på epost eller i brev, samt legges ut på SHF sin hjemmeside. Saker fra medlemmer skal være styret i hende minst 14 dager før årsmøte. Sammen med innkalling varsles det om tidsfrist for å sende inn saker som medlemmene ønsker behandlet på årsmøte.

Årsmøte behandler:
a) Styrets beretning
b) Revidert regnskap, revisjonsrapport og budsjett
c) Valg

  • Leder velges særskilt for et år av gangen
  • Styremedlemmer velges for 2 år, men slik at minst 2 styremedlemmer er på valg hvert år. Alle styremedlemmer kan gjenvelges.
  • Varamedlemmer kan velges for 2 år av gangen.
  • Valg av valgkomite 2 personer, velges for to år av gangen

d) Fastsette kontingent
e) Saker som legges frem av styret til årsmøte
f) Innkomne saker fra medlemmer, som er mottatt innen fristen 14 dager før årsmøte.
g) Fastsettelse av styrets honorar

Ved avstemming har hvert medlem kun 1-en stemme. Skriftlig fullmakt kan gis. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall blant møtende medlemmer, med mindre annet er bestemt (Jfr. §§ 6 og 7)

Årsmøte protokollen underskrives av møteleder og 2-to medlemmer valgt av årsmøte.

§ 5 Ekstraordinært årsmøte

Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret finner dette nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkallelsen skal inneholde saksliste og redegjøring for saker som skal behandles.

§ 6 Vedtektsendringer

Vedtektsendringer kan kun skje på årsmøte og krever 2/3 del av de avgitte stemmer.

§ 7 Foreningens oppløsning

Foreningens oppløsning kan kun behandles på årsmøte og krever ¾ del av de stemmeberettigede. Ved eventuell oppløsning skal foreningens midler overføres Røde Kors. Avstemmingen skal skje skriftlig.

Godkjent årsmøte

Dato, 29.05.2021

07/21  Opprettelse av løypegruppe

Styret ønsker å opprette en løypegruppe. Gruppen skal jobbe med vedlikehold og planer for løypenettet på Skrim. Gruppen skal jobbe tett med styret i hytteierforeningen.

Vedtak: Medlemmer som ønsker å bidra i dette arbeidet bes melde seg til styret.

08/21  Informasjon om mulig støtte til innkjøp og drift av ny løypemaskin

Informasjon gitt i årsmøte

  • Det er behov for ny løypemaskin
  • Spleise lag mellom grunneiere og hytteeierforeningen
  • Styret har jobbet med prosesser rundt innkjøp og drift av ny løypemaskin sammen med representanter fra grunneierne/Skrim Hytteservice, Bent Voldstad jobber med dette.
  • Ny maskin koster ca. kr. 2 700 000,-
  • Det koster en del å drifte, anslagsvis 1.500 – 2.000 kr pr time
  • Innvilget 350.000,- fra Sparebankstiftelsen

Vedtak: Informasjon gitt på årsmøte tatt til orientering. Styret jobber videre med saken i samarbeid med og innkaller til ekstraordinært årsmøte.

09/21  Orientering, Aktivitets og arbeidsplan 2021-2022

Vedtak: Aktivitets og arbeidsplan for 2021-2022 tatt til orientering.

10/21  Valg ved valgkomiteen

Valgkomiteens innstilling vedlegges referatet

            Vedtak: Valgkomiteens innstilling vedtatt.

Nytt styre består av:

Leder, Svein Borge

Kasserer, Bent Voldstad

Styremedlem, Oddvar Møller

Styremedlem Tor Bartnes,

Sekretær, Elin Vestly

Varamedlem, Hans Jørgen Vesterås

Valgkomiteen:

John Hunsrød

Roy Hansen

Referent, Elin Katrine Vestly

Referatet er gjennomlest og godkjent 29.05.2021

Navn: Trond Erlandsen

Navn: Sigbjørn Berg

Referat fra styremøte, 26.04.21

Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent

026/21 Oppfølging av tidligere saker

06/21 Innspill fra medlemmer

Forslag 1; ny løype på vestsiden av Maurlivann, dette er inne i verneområdet og det gis ikke tillatelse til løypekjøring eller annet arbeid i terrenget. Må eventuelt søke Statsforvalter.

Styrets behandling Det tas kontakt med TOT om de har mulighet for å kjøre flere løyper. Hvis de har mulighet for det, tar vi kontakt med grunneiere og Statsforvalter før vi starter en søknad prosess.

26.04.21

Vi invitere til møte med TOT for å se på saken. Tor og Svein stiller for SHF. Vi antar at TOT har kapasitet til å kjøre denne traseen. Status: møte utsatt til mai.

015/21 Samarbeidsmøte med Sportskapellet

  • Plassering avWebkamera, temperaturmåler og andre komponenter
  • Årsmøte 8. mars ble avlyst, noe nytt i saken?

Status: Avventer ny innkalling. Ber om å få sette opp webcamera og værstasjon på Sportskapellet.

021/21 Status medlemskontingent og trekking av 2 vinnere av gavekort

  • Lise Møyland Hansen, Andebu
  • Svein E Pedersen, Moss

Kanohotell Veslestøle

Status; ok fra grunneier, Sigurd Ole Ruud.  SHF skal komme med forslag til hva som skal settes opp. Tor undersøker leverandører og pris.

Bålplass Vesle Støveltjern

Bålpanne settes ut i uke 17. Benker er bestilt.

027/21 Orienteringssaker

Arkiv i Styreweb under arbeid, perioden 2019 – 2021 opprettet. Styremedlemmer sender dokumenter fra tidligere år.

028/21 Oversendt sak fra Skrim Hytteservice ad drift løypemaskin

Saksgrunnlag, videresendt mail fra Skrim Hytteservice.

Styret i Skrim Hytteservice har behandlet i hvilket omfang SH kan finansiere drift av ny løypemaskin. 

I vedtaket stilles det krav til grunneierne og til hytteeierforeningen om å øke bidragene til drift.

Jeg har kopiert inn hele saksfremlegget, som viser effekten av varierende investeringstilskudd.

Nå må Hytteeierforeningen og H&SP Drift  finne ut av en organisasjonsform, som både sikrer muligheten for eksterne tilskudd til hytteeierforeningen og at momsen blir tilbakebetalt.  Skrim Hytteservice forventer at vi bli invitert med i denne prosessen, som følge av at den har stopr betydning for våre budsjetter fremover.

Her er saksfremlegget som ble lagt frem og vedatt på styremøte i SH  19. april:

Styrets behandling: Det stilles spørsmål til oppsett og beregninger i saken fra Skrim Hytteservice. Momskompensasjon fra staten kommer i statsbudsjettet hvert år. Dette beløpet variere fra år til år.

Regnestykket er basert på økning av frivillig løypeavgift. Styret stiller seg tvilende til at økning av frivillig løypeavgift er veien å gå for å øke inntektene.

Styrets beslutning: Styret i hytteeierforeningen kan ikke ta stilling til økonomiske forpliktelser og eventuell organisasjonsform på grunnlaget som foreligger.

Styret ber om at det legges fram regnskap for løypekjøring tilbake til innkjøp av dagens løypemaskin, samt budsjett for drift og vedlikehold.

Det vil informeres om saken på årsmøte i mai. Eventuell avtale om økonomiske bidrag fra hytteeierforeningen og videre organisering av driften for løypemaskinen vil styret legge fram på foreningens årsmøte, eventuelt et ekstraordinært årsmøte.

029/21 Vedtekter Skrim hytteeierforening

Forslag til vedtekter Skrim hytteierforening

§ 1 Formål

Skrim hytteierforening har til formål å ivareta medlemmenes interesser som hytteeier på Skrim, Omholtfjell Hytteområde i Kongsberg kommune.

§ 2 Medlemskap 

Rett til medlemskap har hytteeiere, leietakere, eller andre interessenter innenfor overnevnte område og som har betalt kontingent inneværende år. Innmelding skjer ved innbetaling av kontingent. Medlemmer som ikke har betalt kontingenten har ikke møte- eller stemmerett.

§ 3 Styret

Foreningen ledes av styret på 5 medlemmer, varamedlem har møterett. Styret er beslutningsdyktige når minst 3 av 5 medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Styret fører referat fra sine møter. Styret kan ikke uten spesiell fullmakt, forplikte medlemmene utover kontingenten. Styret skal legge fram arbeidsplan for medlemmene.

Styret tar opp til behandling saker som hører under foreningens formålsparagraf, og som reises av medlemmene.

§ 4 Årsmøte

Årsmøte holdes i løpet av 1. tertial. Årsmøte kan unntaksvis avholdes digitalt, hvis forholdene tilsier det. Dato for årsmøte kunngjøres skriftlig minimum 30 dager før. Innkalling sendes medlemmer på epost eller i brev, samt legges ut på SHF sin hjemmeside. Saker fra medlemmer skal være styret i hende minst 14 dager før årsmøte. Sammen med innkalling varsles det om tidsfrist for å sende inn saker som medlemmene ønsker behandlet på årsmøte.

Årsmøte behandler:

  1. Styrets beretning
  2. Regnskap og budsjett
  3. Valg
  4. Leder velges særskilt for et år av gangen
  5. Styremedlemmer velges for 2 år, men slik at minst 2 styremedlemmer er på valg hvert år. Alle styremedlemmer kan gjenvelges.
  6. Varamedlemmer kan velges for 2 år av gangen.
  7. Valg av valgkomite 2 personer, velges for to år av gangen
  8. Fastsette kontingent
  9. Saker som legges frem av styret til årsmøte
  10. Innkomne saker fra medlemmer, som er mottatt innen fristen 14 dager før årsmøte.
  11. Fastsettelse av styrets honorar

Ved avstemming har hvert medlem kun 1-en stemme. Skriftlig fullmakt kan gis. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall blant møtende medlemmer, med mindre annet er bestemt (Jfr. §§ 6 og 7)                   

Årsmøte protokollen underskrives av møteleder og 2-to medlemmer valgt av årsmøte.

§ 5 Ekstraordinært årsmøte

Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret finner dette nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkallelsen skal inneholde saksliste og redegjøring for saker som skal behandles.

§ 6 Vedtektsendringer

Vedtektsendringer kan kun skje på årsmøte og krever 2/3 del av de avgitte stemmer.

§ 7 Foreningens oppløsning

Foreningens oppløsning kan kun behandles på årsmøte og krever ¾ del av de stemmeberettigede. Ved eventuell oppløsning skal foreningens midler overføres Røde Kors. Avstemmingen skal skje skriftlig.

AD. Revisor. SHF behandler så store beløp, slik at vi er pålagt å bruke regnskapsfører. Regnskapsfører har revisorgodkjenning, og det er derfor ikke behov for egen revisorgodkjenning. For å kunne søke om momskompensasjon er det et krav at regnskap og årsberetning er godkjent av årsmøte og revisor.

Det lages en oversikt på de endringene styret foreslår. Forslag til vedtekter sendes medlemmene sammen med årsmøte papirer.

030/21 Saker til årsmøte fra medlemmer

Ingen saker er fremmet fra medlemmer innen fristen.

031/21 Planlegging av årsmøte

Saksliste og vedlegg sendes medlemmer på mail.

Pizzaservering etter årsmøte.

Lager dette som «eget» arrangement, legger inn informasjon i utsendelse av saksliste og saker til årsmøte.

Referat styremøte, 06.04.21.

Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent.

020/21 Orienteringssaker

Grasrotandel registrering

  • Venter på saksbehandling

Status og plassering postkasser

  • De siste 2 kassene plasseres ved Darrebu og Sportskapellet
  • Vi lager nye høstbrosjyrer

015/21 Samarbeidsmøte med Sportskapellet

  • Venter på ny dato for møte

021/21 Status medlemskontingent

Innbetalinger pr. 6. april: 346 stykker har betalt medlemskontingent

022/21 Ny løypemaskin

Tilbakemelding fra Skrim Hytteservice og Sigvart/Henning på eierstruktur og kostnader.

Status: ingen avklaringer på eierstruktur og kostnader.

023/21 Tilleggsmodul «Arkiv» i Styreweb

Det er mulig å utvide abonnementet til å omfatte modulen Arkiv.

Vi har da mulighet for samle dokumenter for SHF på et sted, med tilganger for alle styrets medlemmer. Det vil gi bedre orden og oversikt på alle dokumenter med et ryddig arkiv.

Prisen kr. 80,- pr. mnd., kr. 960,- pr år.

Styrets beslutning: Vi abonnerer på arkivmodul og oppretter arkiv.

024/21 Vedtekter Skrim hytteeierforening

Gjennomgang av forslag til vedtekter. Vedtektene behandles på årsmøte 2021.

024/21 Planlegging av årsmøte

Ferdig innkalling publiseres på www.skriminfo.no og Facebook. Innkalling og saksdokumenter sendes medlemmer på epost og pr. brev til de vi ikke har epostadresse til.

025/21 Eventuelt

Forslag påskeaktiviteter 2022

  • Turorienteringsposter på Skrim
  • Skitur til Vindfjelltunet, retur med minibusser

Kanohotell Vesle Støle?

  • Svein etterspør status

Aktivitets- og arbeidsplan 2021 – 2022

Hytteeierforeningen følger myndighetenes anbefalinger om ikke å arrangere noe som samler mennesker fra flere kommuner under Corona pandemien. Her er en oversikt på aktiviteter vi planlegger og gjennomføre. Kom gjerne med innspill/forsalg til hva du ønsker vi skal jobbe med!

Planen er foreløpig, aktiviteter annonseres på Facebook.