Tilstede: Svein Borge, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Bent Voldstad, Hans Jørgen Vesterås, Elin Katrine Vestly, ref.

001/22 Godkjenning av referat

Referat fra styremøte, 20.12.2021, godkjent.

002/22 Aktiviteter vinter/vår 2022

Hva får vi til å arrangere i forhold til Corona restriksjoner og styrets kapasitet?

Status nasjonale tiltak, Nasjonale råd og regler – regjeringen.no

Status tiltak i Kongsberg kommune, Generell koronainformasjon – Kongsberg kommune

Kort oppsummert arrangementer:

• Begrens sosiale sammenkomster og arrangementer du deltar på
• Det er krav til smittevern, avstand og munnbind
• Private utendørs arrangementer; maks 50 personer

Avstand og sosial kontakt:

• 1 meter avstand til andre enn husstandsmedlemmer og tilsvarende nærme
• Alle bør tenke gjennom og redusere antall nærkontakter

Styrets beslutning:

Skrim hytteeierforening avlyser aktiviteter og samlinger innen- og utendørs til de nasjonale og kommunale tiltak tillater/anbefaler slik arrangementer. Vinterferie uke 8 og 9, avventer om det er mulig å arrangere aktivitetsdag.

003/22 Medlemskontingent 2022

Oppdatering av tekst på giro, før den sendes ut. Bent sender ut denne uken, uke 4.

004/22 Status saker vi jobber med

Oppdatert oppgaveliste gjennomgått og justert.

005/22 Status avtale om finansiering av løypemaskin og løypekjøring

Nytt siden styremøte 20.12.2021

Status avtaleforhold

Avtalene om løypekjøring og finansiering av ny løypemaskin er ikke ferdige

Status tilskudd fra Sparebankstiftelsen.

Tilskuddet på kr. 350.000,- SHF ble tildelt faller bort, da forutsetningene for kjøp av løypemaskin er endret.

Maskinen ble bestilt og forhandlet om før innvilgelse av beløpet, tilskuddet faller derfor bort.

Bent har i dialog med Sparebankstiftelsen. Det er avklart at det ikke mulig å endre søknaden til å omfatte midler til drift. Men vi kan søke om omgjøring av tilskudd til innkjøp av snøskuter og utstyr til denne. Det kreves ny søknad. Bent søker på nytt når priser og budsjett er klart.

006/22 Konsekvenser av en snøfattig vinter

Manglende inntekter fra bomveiene.

007/21 Eventuelt

Det kan være mulig å overta en kontainer fra TOT, plassert på Digerhaug.

Plasseres på parkeringsplassen ved Støveltjern? Kan eventuelt kles inn slik at den ser bedre ut.

Reklameskilt i PVC, til å skrus opp på tavler ved parkeringsplassene. Disse er klare, Bent henter.

Samarbeid med VisitSkrim?

• Invitere oss til møte for å planlegge samkjørte aktiviteter i 2022 – 2023
• Elin kontakter Ragnhild

Aktivitetsplan 2022/2023

• Dugnad på oppsett av gapahuk
• Årsmøte
• Løyperydding aktuelle traseer
• Kafe på Sportskapellet
• Vinter- og høst aktivitetsdag, reservere kapellet lørdag, i uke 40 og uke 8?

Svein avtaler med kapellet. Elin lager utkast til aktivitetsplan til neste møte.

Hytteeierforeningen avholdt sitt første utendørs årsmøte, lørdag, 29. mai, i strålende solskinn ved Sportskapellet. Mange møtte opp i finværet og styret takker for interessen fra alle medlemmene som kom.

Tusen takk til Skrim Sportskapell for lån av tunet, vi gleder oss til videre samarbeid! En særlig takk også til Kjell- Arne som serverte gratis pizza til alle etter årsmøte!

Referat årsmøte i Skrim hytteeierforening 2021                                  

01/21  Godkjenning av innkalling og saksliste

                Vedtak: Innkalling og saksliste er godkjent.

02/21  Valg av dirigent og referent

Vedtak: Valg av dirigent og referent,

Dirigent; Svein Borge

Referent; Elin Katrine Vestly

03/21  Valg av 2 personer til å skrive under protokoll

                Vedtak:

1. Trond Erlandsen
2. Sigbjørn Berg

04/21  Styrets beretning 2020

Årsberetning 2020 Skrim Hytteeierforening                                     

Vi takker alle på Skrim for et fint og litt annerledes 2020.

Pr. 26.04.21, har Skrim hytteeierforening 387 betalende medlemmer. Det tilsier at litt mer en 50 % av alle hytteeiere på Skrim er medlemmer i hytteeierforeningen.

Styret har hatt 7 styremøter mellom februar -20 og april -21. Deler av styret har hatt møter med Skrim hytteservice og H & S.P Drift, med tema løypekjøring, drift og innkjøp av løypemaskin. Det har på grunn av Corona pandemien ikke vært møte med alle grunneiere og hele styret.

Styret har endelig fått på plass eget medlemsregister og vi er i gang med å opprette eget arkiv for foreningen.

Over flere år ser vi at medlemstallet er lavere enn ønsket og rekruttering av nye medlemmer er utfordrende. Styret jobber med å bli mer synlige og informere om arbeidet i hytteeierforeningen. Det er satt opp flere postkasser på sentrale steder på Skrim, med informasjonsbrosjyrer og kart over området. Vi jobber med oppdateringer av www.skriminfo.no  og legger nå fortløpende ut referat og saker fra styret på nettstedet og på Facebook siden vår.

Styret har det siste året jobbet med å inngå rabattavtaler med flere bedrifter, slik at medlemmer får rabatt på kjøp ved fremvisning av betalt medlemskontingent. Vi satser på å ferdigstille avtalene i løpet av 2021. Det er også sent inn søknad om godkjenning av hytteeierforeningen som grasrotmottaker i Frivillighetsregisteret.

I mars 2021 gav styret høringsinnspill til Kongsberg kommunes arealplandel. Det er også rettet henvendelse til Glitre vedrørende planer for vedlikehold og utbedringer av linjenettet.

Vi setter stor pris på at medlemmer tar kontakt med innspill og spørsmål, via mail og kommentarer på nettside og Facebook.  

Aktiviteter

Coronapandemien har satt stopp for de aktiviteter vi ønsket å arrangere. Planen var blant annet flere kafetreff på Sportskapellet og aktivitetsdager for medlemmer. I vår kontakt med Kongsberg kommune ble vi sterkt frarådet å legge opp til noen form for aktivitet som samlet folk fra flere kommuner. Dette rådet har vi fulgt.

Samarbeid med grunneiere og andre interessenter på Skrim

I samarbeid med grunneiere har det vært jobbet med planer for flere løype- og turtraseer. Her er vi enda ikke i mål.  

• Svarttjerndalen; rette ut løypen ned fra skibrua, noe av bekken øverst må legges i rør, løypa vil bli rettet forbi bakken halvveis nede og det vil bli lagt rør der bekken svinger mot Omholtseter. Dette for å kunne kjøre lenger og på mindre snø.
• Omholtsetermyra; legge rør i myra der vi sliter med løypekjøring når påsken nærmer seg.
• Grønlibakkene; forsøke å rette ut nedkjørselen fra, den skarpe svingen som går mot Omholtsetermyra.
• Krokvannsrunden; rydde og lage bredere løype.
• Sykkelbro fra Lille Støle til parkeringen ved demningen, ferdigstilles sommeren 2021
• Ny trase, vestsiden av Maulivann, venter på avklaring med TOT og grunneiere

Vinteren 2020/2021 har gitt oss fantastiske løypeforhold, stor takk til Tønsberg og Omegn Turistforening og H & S.P Drift for stor innsatsvilje med løypekjøring. Tusen takk til alle hytteeiere og dagsturister som har gitt bidrag til løypekjøring. Innbetalinger av frivillig løypeavgift er helt nødvendig for løypekjøringen på Skrim.

Hytteeierforeningen er invitert til å delta i et prosjekt i regi av Tønsberg og Omegn Turistforening. Prosjektet innebærer skilting av stier og løyper i Skrim – Luksefjell området.  Styret har avventer mer informasjon og kostnadsberegninger fra prosjektet.

Planer for 2021

Styret har laget en Aktivitetsplan for 2021/2022. Den viser dugnader og arrangementer styret ønsker å gjennomføre, hvis smittesituasjonen tilsier at det er mulig.

I samarbeid med grunneiere og Skrim Hytteservice vil vi forsøke å få gjennomført nevnte endringer i løypenettet og det jobbes med planer for løypekjøring og dugnader. Dugnader blir annonsert på www.skriminfo.no og Facebook.

Vi vil jobbe videre i samarbeid med Skrim Sportskapell om bruk av lokaler til flere aktiviteter.

Styret i Skrim Hytteeierforening 2020

Vedtak: Styrets beretning for 2020 er godkjent

05/21  Årsregnskap for 2020

Resultatrapport 2020

Balanserapport 2020

Vedtak: Årsregnskap for 2020 godkjent

06/21  Endringer vedtekter for Skrim Hytteeierforening

Vedtak: Forslag til vedtekter for Skrim hytteeierforening godkjennes, med en endring.

Forslag til endring: «Årsmøte behandler»

• Revidert regnskap, revisjonsrapport og budsjett

Vedtekter Skrim hytteierforening

§ 1 Formål

Skrim hytteierforening har til formål å ivareta medlemmenes interesser som hytteeiere på Skrim, Omholtfjell Hytteområde i Kongsberg kommune.

§ 2 Medlemskap 

Rett til medlemskap har hytteeiere, leietakere, eller andre interessenter innenfor overnevnte område og som har betalt kontingent inneværende år. Innmelding skjer ved innbetaling av kontingent. Medlemmer som ikke har betalt kontingenten har ikke møte- eller stemmerett.

§ 3 Styret

Foreningen ledes av styret på 5 medlemmer, varamedlem har møterett. Styret er beslutningsdyktige når minst 3 av 5 medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Styret fører referat fra sine møter. Styret kan ikke uten spesiell fullmakt, forplikte medlemmene utover kontingenten. Styret skal legge fram arbeidsplan for medlemmene.

Styret tar opp til behandling saker som hører under foreningens formålsparagraf, og som reises av medlemmene.

§ 4 Årsmøte

Årsmøte holdes i løpet av 1. tertial. Årsmøte kan unntaksvis avholdes digitalt, hvis forholdene tilsier det. Dato for årsmøte kunngjøres skriftlig minimum 30 dager før. Innkalling sendes medlemmer på epost eller i brev, samt legges ut på SHF sin hjemmeside. Saker fra medlemmer skal være styret i hende minst 14 dager før årsmøte. Sammen med innkalling varsles det om tidsfrist for å sende inn saker som medlemmene ønsker behandlet på årsmøte.

Årsmøte behandler:
a) Styrets beretning
b) Revidert regnskap, revisjonsrapport og budsjett
c) Valg

• Leder velges særskilt for et år av gangen
• Styremedlemmer velges for 2 år, men slik at minst 2 styremedlemmer er på valg hvert år. Alle styremedlemmer kan gjenvelges.
• Varamedlemmer kan velges for 2 år av gangen.
• Valg av valgkomite 2 personer, velges for to år av gangen

d) Fastsette kontingent
e) Saker som legges frem av styret til årsmøte
f) Innkomne saker fra medlemmer, som er mottatt innen fristen 14 dager før årsmøte.
g) Fastsettelse av styrets honorar

Ved avstemming har hvert medlem kun 1-en stemme. Skriftlig fullmakt kan gis. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall blant møtende medlemmer, med mindre annet er bestemt (Jfr. §§ 6 og 7)

Årsmøte protokollen underskrives av møteleder og 2-to medlemmer valgt av årsmøte.

§ 5 Ekstraordinært årsmøte

Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret finner dette nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkallelsen skal inneholde saksliste og redegjøring for saker som skal behandles.

§ 6 Vedtektsendringer

Vedtektsendringer kan kun skje på årsmøte og krever 2/3 del av de avgitte stemmer.

§ 7 Foreningens oppløsning

Foreningens oppløsning kan kun behandles på årsmøte og krever ¾ del av de stemmeberettigede. Ved eventuell oppløsning skal foreningens midler overføres Røde Kors. Avstemmingen skal skje skriftlig.

Godkjent årsmøte

Dato, 29.05.2021

07/21  Opprettelse av løypegruppe

Styret ønsker å opprette en løypegruppe. Gruppen skal jobbe med vedlikehold og planer for løypenettet på Skrim. Gruppen skal jobbe tett med styret i hytteierforeningen.

Vedtak: Medlemmer som ønsker å bidra i dette arbeidet bes melde seg til styret.

08/21  Informasjon om mulig støtte til innkjøp og drift av ny løypemaskin

Informasjon gitt i årsmøte

• Det er behov for ny løypemaskin
• Spleise lag mellom grunneiere og hytteeierforeningen
• Styret har jobbet med prosesser rundt innkjøp og drift av ny løypemaskin sammen med representanter fra grunneierne/Skrim Hytteservice, Bent Voldstad jobber med dette.
• Ny maskin koster ca. kr. 2 700 000,-
• Det koster en del å drifte, anslagsvis 1.500 – 2.000 kr pr time
• Innvilget 350.000,- fra Sparebankstiftelsen

Vedtak: Informasjon gitt på årsmøte tatt til orientering. Styret jobber videre med saken i samarbeid med og innkaller til ekstraordinært årsmøte.

09/21  Orientering, Aktivitets og arbeidsplan 2021-2022

Vedtak: Aktivitets og arbeidsplan for 2021-2022 tatt til orientering.

10/21  Valg ved valgkomiteen

Valgkomiteens innstilling vedlegges referatet

            Vedtak: Valgkomiteens innstilling vedtatt.

Nytt styre består av:

Leder, Svein Borge

Kasserer, Bent Voldstad

Styremedlem, Oddvar Møller

Styremedlem Tor Bartnes,

Sekretær, Elin Vestly

Varamedlem, Hans Jørgen Vesterås

Valgkomiteen:

John Hunsrød

Roy Hansen

Referent, Elin Katrine Vestly

Referatet er gjennomlest og godkjent 29.05.2021

Navn: Trond Erlandsen

Navn: Sigbjørn Berg

Tilstede på møte: Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent

19/20 Informasjon etter møte med grunneiere 31.08.20, Bent og Svein har hatt møte om løypekjøring med Sigurd Ole Ruud, Sigvart og Henning Pedersen.   Det er inngått avtale om videre løypekjøring for 1 år til. Avtalen gjelder for tidsrommet høst 2020 – høst 2021, og er på kr. 636.000,- som går fra bompengekonto. Frivillig innbetaling av løypeavgifter overføres i tillegg.   Løypemaskinen er flere år gammel og krever mye vedlikehold. Sigvart og Henning Pedersen ønsker å kjøre mer i hyttebyen og ikke lange turer innover. «Krokvannsrunden» er med i planen. Scooterkjøring kommer i tillegg.

20/20 Hvordan rekruttere flere medlemmer? Skrim hytteeierforening ønsker flere medlemmer. Rabattavtaler med ulike firma? Konklusjon: Bent jobber med å undersøke muligheter for å inngå samarbeidsavtaler som gir inntekter til firmaer og SHF, samt rabatter til medlemmer.

21/20 www.skriminfo.no  Status for nettsiden. Det koster 6.-7.000,- ca. i driftskostnader pr. år. Hva vet vi om nettverks-trafikk, hvor mange bruker egentlig nettsiden vår? Det vil kreve mye arbeid og ressurser for promotere nettsiden, i tillegg til Facebook siden. Konklusjon: Bent ber om rapport fra Admin. på antall besøk på nettsidene våre og muligheter for å endre Facebook siden til SHF, til en gruppe «Hytteeiere på Skrim»

20/21 Eventuelt Årsmøte i 2021, corona-situasjonen våren 2021 vet vi lite om. Vi kommer til å forsøke å avholde dette utendørs på Skrim, hvis det ikke lar seg gjennomføre innendørs.