Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent
026/21 Oppfølging av tidligere saker
06/21 Innspill fra medlemmer
Forslag 1; ny løype på vestsiden av Maurlivann, dette er inne i verneområdet og det gis ikke tillatelse til løypekjøring eller annet arbeid i terrenget. Må eventuelt søke Statsforvalter.
Styrets behandling Det tas kontakt med TOT om de har mulighet for å kjøre flere løyper. Hvis de har mulighet for det, tar vi kontakt med grunneiere og Statsforvalter før vi starter en søknad prosess.
26.04.21
Vi invitere til møte med TOT for å se på saken. Tor og Svein stiller for SHF. Vi antar at TOT har kapasitet til å kjøre denne traseen. Status: møte utsatt til mai.
015/21 Samarbeidsmøte med Sportskapellet
- Plassering avWebkamera, temperaturmåler og andre komponenter
- Årsmøte 8. mars ble avlyst, noe nytt i saken?
Status: Avventer ny innkalling. Ber om å få sette opp webcamera og værstasjon på Sportskapellet.
021/21 Status medlemskontingent og trekking av 2 vinnere av gavekort
- Lise Møyland Hansen, Andebu
- Svein E Pedersen, Moss
Kanohotell Veslestøle
Status; ok fra grunneier, Sigurd Ole Ruud. SHF skal komme med forslag til hva som skal settes opp. Tor undersøker leverandører og pris.
Bålplass Vesle Støveltjern
Bålpanne settes ut i uke 17. Benker er bestilt.
027/21 Orienteringssaker
Arkiv i Styreweb under arbeid, perioden 2019 – 2021 opprettet. Styremedlemmer sender dokumenter fra tidligere år.
028/21 Oversendt sak fra Skrim Hytteservice ad drift løypemaskin
Saksgrunnlag, videresendt mail fra Skrim Hytteservice.
Styret i Skrim Hytteservice har behandlet i hvilket omfang SH kan finansiere drift av ny løypemaskin.
I vedtaket stilles det krav til grunneierne og til hytteeierforeningen om å øke bidragene til drift.
Jeg har kopiert inn hele saksfremlegget, som viser effekten av varierende investeringstilskudd.
Nå må Hytteeierforeningen og H&SP Drift finne ut av en organisasjonsform, som både sikrer muligheten for eksterne tilskudd til hytteeierforeningen og at momsen blir tilbakebetalt. Skrim Hytteservice forventer at vi bli invitert med i denne prosessen, som følge av at den har stopr betydning for våre budsjetter fremover.
Her er saksfremlegget som ble lagt frem og vedatt på styremøte i SH 19. april:
Styrets behandling: Det stilles spørsmål til oppsett og beregninger i saken fra Skrim Hytteservice. Momskompensasjon fra staten kommer i statsbudsjettet hvert år. Dette beløpet variere fra år til år.
Regnestykket er basert på økning av frivillig løypeavgift. Styret stiller seg tvilende til at økning av frivillig løypeavgift er veien å gå for å øke inntektene.
Styrets beslutning: Styret i hytteeierforeningen kan ikke ta stilling til økonomiske forpliktelser og eventuell organisasjonsform på grunnlaget som foreligger.
Styret ber om at det legges fram regnskap for løypekjøring tilbake til innkjøp av dagens løypemaskin, samt budsjett for drift og vedlikehold.
Det vil informeres om saken på årsmøte i mai. Eventuell avtale om økonomiske bidrag fra hytteeierforeningen og videre organisering av driften for løypemaskinen vil styret legge fram på foreningens årsmøte, eventuelt et ekstraordinært årsmøte.
029/21 Vedtekter Skrim hytteeierforening
Forslag til vedtekter Skrim hytteierforening
§ 1 Formål
Skrim hytteierforening har til formål å ivareta medlemmenes interesser som hytteeier på Skrim, Omholtfjell Hytteområde i Kongsberg kommune.
§ 2 Medlemskap
Rett til medlemskap har hytteeiere, leietakere, eller andre interessenter innenfor overnevnte område og som har betalt kontingent inneværende år. Innmelding skjer ved innbetaling av kontingent. Medlemmer som ikke har betalt kontingenten har ikke møte- eller stemmerett.
§ 3 Styret
Foreningen ledes av styret på 5 medlemmer, varamedlem har møterett. Styret er beslutningsdyktige når minst 3 av 5 medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Styret fører referat fra sine møter. Styret kan ikke uten spesiell fullmakt, forplikte medlemmene utover kontingenten. Styret skal legge fram arbeidsplan for medlemmene.
Styret tar opp til behandling saker som hører under foreningens formålsparagraf, og som reises av medlemmene.
§ 4 Årsmøte
Årsmøte holdes i løpet av 1. tertial. Årsmøte kan unntaksvis avholdes digitalt, hvis forholdene tilsier det. Dato for årsmøte kunngjøres skriftlig minimum 30 dager før. Innkalling sendes medlemmer på epost eller i brev, samt legges ut på SHF sin hjemmeside. Saker fra medlemmer skal være styret i hende minst 14 dager før årsmøte. Sammen med innkalling varsles det om tidsfrist for å sende inn saker som medlemmene ønsker behandlet på årsmøte.
Årsmøte behandler:
- Styrets beretning
- Regnskap og budsjett
- Valg
- Leder velges særskilt for et år av gangen
- Styremedlemmer velges for 2 år, men slik at minst 2 styremedlemmer er på valg hvert år. Alle styremedlemmer kan gjenvelges.
- Varamedlemmer kan velges for 2 år av gangen.
- Valg av valgkomite 2 personer, velges for to år av gangen
- Fastsette kontingent
- Saker som legges frem av styret til årsmøte
- Innkomne saker fra medlemmer, som er mottatt innen fristen 14 dager før årsmøte.
- Fastsettelse av styrets honorar
Ved avstemming har hvert medlem kun 1-en stemme. Skriftlig fullmakt kan gis. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall blant møtende medlemmer, med mindre annet er bestemt (Jfr. §§ 6 og 7)
Årsmøte protokollen underskrives av møteleder og 2-to medlemmer valgt av årsmøte.
§ 5 Ekstraordinært årsmøte
Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret finner dette nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkallelsen skal inneholde saksliste og redegjøring for saker som skal behandles.
§ 6 Vedtektsendringer
Vedtektsendringer kan kun skje på årsmøte og krever 2/3 del av de avgitte stemmer.
§ 7 Foreningens oppløsning
Foreningens oppløsning kan kun behandles på årsmøte og krever ¾ del av de stemmeberettigede. Ved eventuell oppløsning skal foreningens midler overføres Røde Kors. Avstemmingen skal skje skriftlig.
AD. Revisor. SHF behandler så store beløp, slik at vi er pålagt å bruke regnskapsfører. Regnskapsfører har revisorgodkjenning, og det er derfor ikke behov for egen revisorgodkjenning. For å kunne søke om momskompensasjon er det et krav at regnskap og årsberetning er godkjent av årsmøte og revisor.
Det lages en oversikt på de endringene styret foreslår. Forslag til vedtekter sendes medlemmene sammen med årsmøte papirer.
030/21 Saker til årsmøte fra medlemmer
Ingen saker er fremmet fra medlemmer innen fristen.
031/21 Planlegging av årsmøte
Saksliste og vedlegg sendes medlemmer på mail.
Pizzaservering etter årsmøte.
Lager dette som «eget» arrangement, legger inn informasjon i utsendelse av saksliste og saker til årsmøte.