Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, og Elin Katrine Vestly, referent. Forfall: Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås
034/21 Status arbeid med drift løypemaskin
Status siden sist: Ingen dialog med grunneiere i løpet av sommeren. Hytteeierforeningen vil i år søker vi om støtte til gapahuker, myrbruer, ryddesager, verneutstyr, m.m.
Avlyses på grunn av manglende kapasitet til planlegging og gjennomføring.
42/21 Planlegging av dugnader og aktiviteter høsten 2021
Dugnader
26. juni ferdigstille sykkelbrua på Vesle Støle, ferdig
10. juli Grønlivann, svært få møtte opp
2. oktober, løyperydding, ansvarlig Svein, oppmøte på Omholtparkering ved Vaffelbua. Egne ryddesager, motorsager, grensaks. De som ikke har utstyr hjelper til med rydding. Ta med mat og drikke. Etter dugnaden serverer hytteeierforeningen pølser og brus på Sportskapellet.
16. oktober, løyperydding, oppmøte på Digerhaugparkering. Egne ryddesager, motorsager, grensaks. De som ikke har utstyr hjelper til med rydding. Ta med mat og drikke. Etter dugnaden serverer hytteeierforeningen pølser og brus på Sportskapellet.
23. oktober løyperydding, oppmøtested kommer seinere. Egne ryddesager, motorsager, grensaks. De som ikke har utstyr hjelper til med rydding. Ta med mat og drikke. Etter dugnaden serverer hytteeierforeningen pølser og brus på Sportskapellet.
Aktiviteter
11. september, felles tur, Støveltjern til Ivarsbu
Vi går fra Støveltjern kl. 10:00
Pølser og saft ved Ivarsbu ved SHF
9. oktober, høst aktivitetsdag
Ved Sportskapellet
Planlegges neste styremøte.
043/21 Eventuelt
Vi ønsker faste møter
med Skrim Hytteservice, Skrimveien A/L og hytteeierforeningen.
Tema vil være felles
målsetting for å få til et bedre samarbeid for hytteområdet, samt legger planer
for framdrift.
Aktuelle tema
Framdrift for Svarttjerndalen
Sykkelsti ved Grønli
Webcamera på veiene opp til Skrim
SHF kan evt. forestå innkjøp og drift i 2 års prøveperiode
Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent. Forfall: Tor Bartnes
033/21 Oppfølging av tidligere saker
06/21 Innspill fra
medlemmer
Forslag 1; ny løype på vestsiden av Maurlivann, dette
er inne i verneområdet og det gis ikke tillatelse til løypekjøring eller annet
arbeid i terrenget. Må eventuelt søke Statsforvalter.
Styrets behandling: Det tas kontakt med TOT om de har
mulighet for å kjøre flere løyper. Hvis de har mulighet for det, tar vi kontakt
med grunneiere og Statsforvalter før vi starter en søknad prosess.
Møte med TOT er foreløpig utsatt.
020/20 Hvordan
rekruttere flere medlemmer?
Status for rabattavtaler med aktuelle firma?
Bent følger opp aktuelle firma
Grasrot godkjenning
Status søknadsprosess?
Bent sjekker status
Oppdatering av
skriminfo.no
Mangler beskrivelse av dagsturer, ikke ferdig pt.
Vi legger linker til VisitSkrim som har gode
oversikter
021/21 Status
medlemskontingent og trekking av 2 vinnere av gavekort
Gavekort er sendt alle 4 vinnere
Kanohotell Veslestøle
SHF skal komme med forslag til hva som skal settes opp. Vi undersøker
leverandører og pris.
Status: venter på priser
027/21
Orienteringssak
Arkiv i Styreweb under arbeid, perioden 2019 – 2021.
Styrepapirer fra før 2019 sendes sekretær
034/21 Status arbeid med drift løypemaskin
Fra styremøte, 26. april
Styrets behandling:
Det stilles spørsmål til oppsett og beregninger i saken fra Skrim Hytteservice.
Momskompensasjon fra staten kommer i statsbudsjettet hver år. Dette beløpet
variere fra år til år.
Regnestykket er basert
på økning av frivillig løypeavgift. Styret stiller seg tvilende til at økning
av frivillig løypeavgift er veien å gå for å øke inntektene.
Styrets beslutning: Styret i hytteeierforeningen kan ikke
ta stilling til økonomiske forpliktelser og eventuell organisasjonsform på
grunnlaget som foreligger.
Styret ber om at det
legges fram regnskap for løypekjøring tilbake til innkjøp av dagens
løypemaskin, samt budsjett for drift og vedlikehold.
Det vil informeres om
saken på årsmøte i mai. Eventuell avtale om økonomiske bidrag fra
hytteeierforeningen og videre organisering av driften for løypemaskinen vil
styret legge fram på foreningens årsmøte, eventuelt et ekstraordinært årsmøte.
Styrets behandling 7.
juni:
Tilskudd og fordeling av investeringer og drift.
Vi er innvilget 350.000,- fra Sparebankstiftelsen DNB, til innkjøp av løypemaskin!Hurra!!!
Noen av forutsetningene for å få pengene er;
Innen 01.10.21 skal det fremlegges budsjett for
bruk av pengene, investeringsbudsjett.
01.12.21 skal det legges fra faktura for kjøp av
løypemaskin
Vi skal i tillegg søke Stiftelsen Sparebank1 om drift av
løypekjøring.
Bent og Svein avtaler møte med Henning, Sigvart og
Sigurd-Ole for å avklare videre drift og mulige avtaler for ny løypemaskin.
Styrets beslutning:
Hytteeierforeningen skal fortsette å jobbe med søknader fra ulike hold. Styret
forutsetter at grunneiernes bidrag til investering og drift er lik summen
hytteeierforeningen bidrar med til enhver tid.
035/21 Opprettelse av løypegruppe
Svein jobber videre med denne saken og kontakter de som har
meldt sin interesse for å være med i løypegruppa.
036/21 Plan for samarbeid med Sportskapellet
Hvordan kan vi bruke Sportskapellet videre?
Vi ønsker å lage en intensjonsavtale med styret for
Sportskapellet. Sekretær lager utkast til avtale.
Plassering av Webkamera, temperaturmåler og
andre komponenter
Innhentet tilbud kr. 4.000,- eks. mva. ferdig
programmert og klart til å tas i bruk
Beslutning: Vi kjøper
inn 2 kamera, et til terrenget/skiløype og til målepinne for snømengde
037/21 Planlegging av dugnader og aktiviteter sommer/tidlig høst
Planlagte dugnader
26. juni ferdigstille sykkelbrua på Vesle Støle
10. juli Grønlivann
4. september, løyperyddig
18. september, løyperyddig
2. oktober løyperydding
23. oktober løyperydding
Alle aktiviteter legges som arrangementer på Facebook
Kontaktperson for dugnad med telefonnummer
Oppmøte sted
Oppfordring til å ta med eget «ryddeutstyr»
Forslag til nye
aktiviteter/dugnader
Ny tavle med reklameplasser ved Omholt parkeringen
Legges til Sportskapellet, vi jobber videre med
innhold og rammer
Lørdag, 11. september, felles guidet tur til Ivarsbu, vi legger opp til grilling av
pølser i regi av hytteeierforeningen.
038/21 Innspill fra medlemmer
Det er kommet et ønske om at vi setter opp gapahuker ved
eksempelvis badevann og Furua.
Styrets beslutning:
Styret ønsker å prioritere utvikling av området ved Sportskapellet i første
omgang. Se sak 036/21. Det er allerede satt ut bålpanne og flere benker ved
Støveltjern. Andre steder utsettes inntil videre.
039/21 Eventuelt
Benker
Det står 6 – 7 på Støveltjern, en benk flyttes til
Karipytten. Vi bestiller svijern til å merke benkene.
Hytteierforeningen oppfordrer til Skrimveien A/L å sette opp
webkamera på hovedveiene opp til Skrim. Det kan gi alle som bruker veiene bedre
informasjon om kjøreforhold på vinterstid.
Styret i Skrim Hytteeierforening har kommet med høringsuttalelse til Kongsberg kommuneplans arealdel.
Skrim Hytteeierforening, SHF, er en frivillig interesseorganisasjon for hytteeiere på Skrim/Omholtfjell. I de varslede planforslagene ved rullering/revidering av Kommuneplanen arealdel ønsker vi å komme med følgende merknader.
Det forutsettes at hensyn til friluftsliv ivaretas slik at ny bebyggelse legges i terrenget slik at det blir «grønne korridorer» som opprettholder muligheten for et utstrakt bruk av naturen som rekreasjon og høsting samt at et rikt dyreliv kan ivaretas.
All opparbeidelse av infrastruktur gjøres på en skånsom måte uten unødvendige sår i terrenget og verdifull flora reetableres.
Eksisterende skiløyper bør ivaretas da det medfører store kostnader ved å endre/lage nye traseer. I nye områder må det planlegges traseer for eventuelle nye løyper.
Vi forventer at avstand til verneområder er av en slik avstand at dette verdifulle området ikke forringes.
Myrområder må hensyntas ved utvikling av områdene da de er viktige for området og som blågrønn struktur.
Høringsinnspillet sendt Kongsberg kommune, 18.03.21
Hytteeierforeningen avholdt sitt første utendørs årsmøte, lørdag, 29. mai, i strålende solskinn ved Sportskapellet. Mange møtte opp i finværet og styret takker for interessen fra alle medlemmene som kom.
Tusen takk til Skrim Sportskapell for lån av tunet, vi gleder oss til videre samarbeid! En særlig takk også til Kjell- Arne som serverte gratis pizza til alle etter årsmøte!
Tusen takk for lånet av Sportskapellet! Årsmøte 2020, Skrim Hytteeierforening. Foto: Hans Jørgen Vesterås Tusen takk til Kjell-Arne for deilig pizza! Foto: Hans Jørgen Vesterås
Referat årsmøte i Skrim hytteeierforening 2021
01/21 Godkjenning av innkalling og
saksliste
Vedtak: Innkalling og saksliste er godkjent.
02/21 Valg av dirigent og referent
Vedtak: Valg av dirigent og referent,
Dirigent; Svein Borge
Referent; Elin Katrine Vestly
03/21 Valg av 2 personer til å skrive
under protokoll
Vedtak:
Trond
Erlandsen
Sigbjørn
Berg
04/21 Styrets beretning 2020
Årsberetning 2020 Skrim Hytteeierforening
Vi takker alle på Skrim for et fint og litt annerledes 2020.
Pr. 26.04.21, har Skrim hytteeierforening 387 betalende
medlemmer. Det tilsier at litt mer en 50 % av alle hytteeiere på Skrim er
medlemmer i hytteeierforeningen.
Styret har hatt 7 styremøter mellom februar -20 og april
-21. Deler av styret har hatt møter med Skrim hytteservice og H & S.P
Drift, med tema løypekjøring, drift og innkjøp av løypemaskin. Det har på grunn
av Corona pandemien ikke vært møte med alle grunneiere og hele styret.
Styret har endelig fått på plass eget medlemsregister og vi
er i gang med å opprette eget arkiv for foreningen.
Over flere år ser vi at medlemstallet er lavere enn ønsket
og rekruttering av nye medlemmer er utfordrende. Styret jobber med å bli mer
synlige og informere om arbeidet i hytteeierforeningen. Det er satt opp flere
postkasser på sentrale steder på Skrim, med informasjonsbrosjyrer og kart over
området. Vi jobber med oppdateringer av www.skriminfo.no og legger nå fortløpende ut referat og saker
fra styret på nettstedet og på Facebook siden vår.
Styret har det siste året jobbet med å inngå rabattavtaler med
flere bedrifter, slik at medlemmer får rabatt på kjøp ved fremvisning av betalt
medlemskontingent. Vi satser på å ferdigstille avtalene i løpet av 2021. Det er
også sent inn søknad om godkjenning av hytteeierforeningen som grasrotmottaker
i Frivillighetsregisteret.
I mars 2021 gav styret høringsinnspill til Kongsberg
kommunes arealplandel. Det er også rettet henvendelse til Glitre vedrørende
planer for vedlikehold og utbedringer av linjenettet.
Vi setter stor pris på at medlemmer tar kontakt med innspill
og spørsmål, via mail og kommentarer på nettside og Facebook.
Aktiviteter
Coronapandemien har satt stopp for de aktiviteter vi ønsket
å arrangere. Planen var blant annet flere kafetreff på Sportskapellet og
aktivitetsdager for medlemmer. I vår kontakt med Kongsberg kommune ble vi
sterkt frarådet å legge opp til noen form for aktivitet som samlet folk fra
flere kommuner. Dette rådet har vi fulgt.
Samarbeid med grunneiere og andre interessenter på Skrim
I samarbeid med grunneiere har det vært jobbet med planer
for flere løype- og turtraseer. Her er vi enda ikke i mål.
Svarttjerndalen; rette ut løypen ned fra skibrua, noe av bekken øverst må legges i rør, løypa vil bli rettet forbi bakken halvveis nede og det vil bli lagt rør der bekken svinger mot Omholtseter. Dette for å kunne kjøre lenger og på mindre snø.
Omholtsetermyra; legge rør i myra der vi sliter med løypekjøring når påsken nærmer seg.
Grønlibakkene; forsøke å rette ut nedkjørselen fra, den skarpe svingen som går mot Omholtsetermyra.
Krokvannsrunden; rydde og lage bredere løype.
Sykkelbro fra Lille Støle til parkeringen ved demningen, ferdigstilles sommeren 2021
Ny trase, vestsiden av Maulivann, venter på avklaring med TOT og grunneiere
Vinteren 2020/2021 har gitt oss fantastiske
løypeforhold, stor takk til Tønsberg og Omegn Turistforening og H & S.P Drift
for stor innsatsvilje med løypekjøring. Tusen takk til alle hytteeiere og
dagsturister som har gitt bidrag til løypekjøring. Innbetalinger av frivillig
løypeavgift er helt nødvendig for løypekjøringen på Skrim.
Hytteeierforeningen er invitert til å delta i et prosjekt i
regi av Tønsberg og Omegn Turistforening. Prosjektet innebærer skilting av
stier og løyper i Skrim – Luksefjell området.
Styret har avventer mer informasjon og kostnadsberegninger fra
prosjektet.
Planer for 2021
Styret har laget en Aktivitetsplan for 2021/2022. Den viser
dugnader og arrangementer styret ønsker å gjennomføre, hvis smittesituasjonen
tilsier at det er mulig.
I samarbeid med grunneiere og Skrim Hytteservice vil vi
forsøke å få gjennomført nevnte endringer i løypenettet og det jobbes med
planer for løypekjøring og dugnader. Dugnader blir annonsert på www.skriminfo.no og Facebook.
Vi vil jobbe videre i samarbeid med Skrim Sportskapell om
bruk av lokaler til flere aktiviteter.
Styret i Skrim Hytteeierforening 2020
Vedtak: Styrets beretning for 2020 er godkjent
05/21 Årsregnskap for 2020
Resultatrapport 2020
Balanserapport 2020
Vedtak: Årsregnskap for 2020 godkjent
06/21 Endringer vedtekter for Skrim Hytteeierforening
Vedtak: Forslag til vedtekter for Skrim hytteeierforening godkjennes, med en endring.
Forslag til endring: «Årsmøte behandler»
Revidert regnskap, revisjonsrapport og budsjett
Vedtekter Skrim hytteierforening
§ 1 Formål
Skrim hytteierforening har til formål å ivareta
medlemmenes interesser som hytteeiere på Skrim, Omholtfjell Hytteområde i
Kongsberg kommune.
§ 2
Medlemskap
Rett til medlemskap har hytteeiere, leietakere, eller
andre interessenter innenfor overnevnte område og som har betalt kontingent
inneværende år. Innmelding skjer ved innbetaling av kontingent. Medlemmer som
ikke har betalt kontingenten har ikke møte- eller stemmerett.
§ 3 Styret
Foreningen ledes av styret på 5 medlemmer, varamedlem har
møterett. Styret er beslutningsdyktige når minst 3 av 5 medlemmer er tilstede.
Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Styret fører referat fra sine
møter. Styret kan ikke uten spesiell fullmakt, forplikte medlemmene utover
kontingenten. Styret skal legge fram arbeidsplan for medlemmene.
Styret tar opp til behandling saker som hører under foreningens
formålsparagraf, og som reises av medlemmene.
§ 4 Årsmøte
Årsmøte holdes i løpet av 1. tertial. Årsmøte kan
unntaksvis avholdes digitalt, hvis forholdene tilsier det. Dato for årsmøte
kunngjøres skriftlig minimum 30 dager før. Innkalling sendes medlemmer på epost
eller i brev, samt legges ut på SHF sin hjemmeside. Saker fra medlemmer skal
være styret i hende minst 14 dager før årsmøte. Sammen med innkalling varsles
det om tidsfrist for å sende inn saker som medlemmene ønsker behandlet på
årsmøte.
Årsmøte behandler: a) Styrets beretning b) Revidert regnskap, revisjonsrapport og budsjett c) Valg
Leder velges særskilt for et år av gangen
Styremedlemmer velges for 2 år, men slik at minst 2 styremedlemmer er på valg hvert år. Alle styremedlemmer kan gjenvelges.
Varamedlemmer kan velges for 2 år av gangen.
Valg av valgkomite 2 personer, velges for to år av gangen
d) Fastsette kontingent
e) Saker som legges frem av styret til årsmøte
f) Innkomne saker fra medlemmer, som er mottatt innen fristen 14 dager før årsmøte.
g) Fastsettelse av styrets honorar
Ved avstemming har hvert medlem kun 1-en stemme. Skriftlig
fullmakt kan gis. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall blant møtende
medlemmer, med mindre annet er bestemt (Jfr. §§ 6 og 7)
Årsmøte protokollen underskrives av møteleder og 2-to
medlemmer valgt av årsmøte.
§ 5 Ekstraordinært
årsmøte
Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret finner
dette nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene skriftlig forlanger dette.
Innkallelsen skal inneholde saksliste og redegjøring for saker som skal
behandles.
§ 6 Vedtektsendringer
Vedtektsendringer
kan kun skje på årsmøte og krever 2/3 del av de avgitte stemmer.
§ 7 Foreningens oppløsning
Foreningens
oppløsning kan kun behandles på årsmøte og krever ¾ del av de
stemmeberettigede. Ved eventuell oppløsning skal foreningens midler overføres
Røde Kors. Avstemmingen skal skje skriftlig.
Godkjent årsmøte
Dato, 29.05.2021
07/21 Opprettelse av løypegruppe
Styret ønsker å opprette en
løypegruppe. Gruppen skal jobbe med vedlikehold og planer for løypenettet på
Skrim. Gruppen skal jobbe tett med styret i hytteierforeningen.
Vedtak: Medlemmer som ønsker å bidra i dette arbeidet bes melde seg
til styret.
08/21 Informasjon om mulig støtte til
innkjøp og drift av ny løypemaskin
Informasjon gitt i årsmøte
Det er behov for ny løypemaskin
Spleise lag mellom grunneiere og hytteeierforeningen
Styret har jobbet med prosesser rundt innkjøp og drift av ny
løypemaskin sammen med representanter fra grunneierne/Skrim Hytteservice, Bent
Voldstad jobber med dette.
Ny maskin koster ca. kr. 2 700 000,-
Det koster en del å drifte, anslagsvis 1.500 – 2.000 kr pr time
Innvilget 350.000,- fra Sparebankstiftelsen
Vedtak: Informasjon
gitt på årsmøte tatt til orientering. Styret jobber videre med saken i
samarbeid med og innkaller til ekstraordinært årsmøte.
09/21 Orientering, Aktivitets og
arbeidsplan 2021-2022
Vedtak: Aktivitets og arbeidsplan for 2021-2022 tatt til orientering.
Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent
026/21 Oppfølging av tidligere saker
06/21 Innspill fra medlemmer
Forslag 1;
ny løype på vestsiden av Maurlivann, dette er inne i verneområdet og det gis
ikke tillatelse til løypekjøring eller annet arbeid i terrenget. Må eventuelt
søke Statsforvalter.
Styrets
behandling Det
tas kontakt med TOT om de har mulighet for å kjøre flere løyper. Hvis de har
mulighet for det, tar vi kontakt med grunneiere og Statsforvalter før vi
starter en søknad prosess.
26.04.21
Vi invitere til møte med TOT for å se på saken. Tor og Svein stiller for SHF. Vi antar at TOT har kapasitet til å kjøre denne traseen. Status: møte utsatt til mai.
015/21
Samarbeidsmøte med Sportskapellet
Plassering avWebkamera,
temperaturmåler og andre komponenter
Årsmøte 8. mars ble
avlyst, noe nytt i saken?
Status: Avventer ny innkalling. Ber om å få sette opp webcamera og værstasjon på Sportskapellet.
021/21 Status medlemskontingent og trekking av 2
vinnere av gavekort
Lise Møyland Hansen, Andebu
Svein E Pedersen, Moss
Kanohotell Veslestøle
Status; ok fra grunneier, Sigurd Ole Ruud. SHF skal komme med forslag til hva som
skal settes opp. Tor undersøker leverandører og pris.
Bålplass Vesle Støveltjern
Bålpanne settes ut i uke 17. Benker er bestilt.
027/21 Orienteringssaker
Arkiv i Styreweb under arbeid, perioden 2019 – 2021 opprettet. Styremedlemmer sender dokumenter fra tidligere år.
028/21 Oversendt sak fra Skrim Hytteservice ad drift løypemaskin
Saksgrunnlag, videresendt mail fra Skrim Hytteservice.
Styret i Skrim
Hytteservice har behandlet i hvilket omfang SH kan finansiere drift av ny
løypemaskin.
I vedtaket stilles det
krav til grunneierne og til hytteeierforeningen om å øke bidragene til
drift.
Jeg har kopiert inn
hele saksfremlegget, som viser effekten av varierende investeringstilskudd.
Nå må
Hytteeierforeningen og H&SP Drift finne ut av en organisasjonsform,
som både sikrer muligheten for eksterne tilskudd til hytteeierforeningen og at
momsen blir tilbakebetalt. Skrim Hytteservice forventer at vi bli
invitert med i denne prosessen, som følge av at den har stopr betydning
for våre budsjetter fremover.
Her er saksfremlegget som ble lagt frem og vedatt på styremøte i SH 19. april:
Styrets behandling: Det stilles spørsmål til oppsett og beregninger i saken fra Skrim Hytteservice. Momskompensasjon fra staten kommer i statsbudsjettet hvert år. Dette beløpet variere fra år til år.
Regnestykket
er basert på økning av frivillig løypeavgift. Styret stiller seg tvilende til
at økning av frivillig løypeavgift er veien å gå for å øke inntektene.
Styrets beslutning: Styret i hytteeierforeningen kan ikke ta
stilling til økonomiske forpliktelser og eventuell organisasjonsform på
grunnlaget som foreligger.
Styret ber
om at det legges fram regnskap for løypekjøring tilbake til innkjøp av dagens
løypemaskin, samt budsjett for drift og vedlikehold.
Det vil informeres om saken på årsmøte i mai.
Eventuell avtale om økonomiske bidrag fra hytteeierforeningen og videre
organisering av driften for løypemaskinen vil styret legge fram på foreningens
årsmøte, eventuelt et ekstraordinært årsmøte.
029/21 Vedtekter Skrim hytteeierforening
Forslag til vedtekter Skrim hytteierforening
§ 1 Formål
Skrim hytteierforening har til formål å ivareta medlemmenes
interesser som hytteeier på Skrim, Omholtfjell Hytteområde i Kongsberg kommune.
§ 2 Medlemskap
Rett til medlemskap har hytteeiere, leietakere, eller andre
interessenter innenfor overnevnte område og som har betalt kontingent
inneværende år. Innmelding skjer ved innbetaling av kontingent. Medlemmer som
ikke har betalt kontingenten har ikke møte- eller stemmerett.
§ 3 Styret
Foreningen ledes av styret på 5 medlemmer, varamedlem har
møterett. Styret er beslutningsdyktige når minst 3 av 5 medlemmer er tilstede.
Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Styret fører referat fra sine
møter. Styret kan ikke uten spesiell fullmakt, forplikte medlemmene utover
kontingenten. Styret skal legge fram arbeidsplan for medlemmene.
Styret tar opp til behandling saker som hører under
foreningens formålsparagraf, og som reises av medlemmene.
§ 4 Årsmøte
Årsmøte holdes i løpet av 1. tertial. Årsmøte kan unntaksvis
avholdes digitalt, hvis forholdene tilsier det. Dato for årsmøte kunngjøres
skriftlig minimum 30 dager før. Innkalling sendes medlemmer på epost eller i
brev, samt legges ut på SHF sin hjemmeside. Saker fra medlemmer skal være
styret i hende minst 14 dager før årsmøte. Sammen med innkalling varsles det om
tidsfrist for å sende inn saker som medlemmene ønsker behandlet på årsmøte.
Årsmøte behandler:
Styrets beretning
Regnskap og budsjett
Valg
Leder velges særskilt for et år av gangen
Styremedlemmer velges for 2 år, men slik at
minst 2 styremedlemmer er på valg hvert år. Alle styremedlemmer kan gjenvelges.
Varamedlemmer kan velges for 2 år av gangen.
Valg av valgkomite 2 personer, velges for to år
av gangen
Fastsette kontingent
Saker som legges frem av styret til årsmøte
Innkomne saker fra medlemmer, som er mottatt
innen fristen 14 dager før årsmøte.
Fastsettelse av styrets honorar
Ved avstemming har hvert medlem kun 1-en stemme. Skriftlig fullmakt kan
gis. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall blant møtende medlemmer, med
mindre annet er bestemt (Jfr. §§ 6 og 7)
Årsmøte protokollen underskrives av møteleder og 2-to medlemmer valgt av
årsmøte.
§
5 Ekstraordinært årsmøte
Det
kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret finner dette nødvendig,
eller når minst 1/3 av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkallelsen skal
inneholde saksliste og redegjøring for saker som skal behandles.
§
6 Vedtektsendringer
Vedtektsendringer
kan kun skje på årsmøte og krever 2/3 del av de avgitte stemmer.
§
7 Foreningens oppløsning
Foreningens
oppløsning kan kun behandles på årsmøte og krever ¾ del av de
stemmeberettigede. Ved eventuell oppløsning skal foreningens midler overføres
Røde Kors. Avstemmingen skal skje skriftlig.
AD. Revisor. SHF behandler så store beløp, slik at vi
er pålagt å bruke regnskapsfører. Regnskapsfører har revisorgodkjenning, og det
er derfor ikke behov for egen revisorgodkjenning. For å kunne søke om
momskompensasjon er det et krav at regnskap og årsberetning er godkjent av
årsmøte og revisor.
Det lages en oversikt
på de endringene styret foreslår. Forslag til vedtekter sendes medlemmene sammen
med årsmøte papirer.
030/21 Saker til årsmøte fra medlemmer
Ingen saker er fremmet fra medlemmer innen fristen.
031/21 Planlegging av årsmøte
Saksliste og vedlegg sendes medlemmer på mail.
Pizzaservering
etter årsmøte.
Lager dette som «eget» arrangement, legger inn informasjon i
utsendelse av saksliste og saker til årsmøte.
Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent.
020/21 Orienteringssaker
Grasrotandel
registrering
Venter på saksbehandling
Status og
plassering postkasser
De siste 2 kassene
plasseres ved Darrebu og Sportskapellet
Vi lager nye
høstbrosjyrer
015/21
Samarbeidsmøte med Sportskapellet
Venter på ny dato for møte
021/21 Status medlemskontingent
Innbetalinger pr. 6. april: 346 stykker har betalt medlemskontingent
022/21 Ny løypemaskin
Tilbakemelding fra Skrim Hytteservice og Sigvart/Henning på eierstruktur
og kostnader.
Status: ingen avklaringer på eierstruktur og kostnader.
023/21 Tilleggsmodul «Arkiv» i Styreweb
Det er mulig å
utvide abonnementet til å omfatte modulen Arkiv.
Vi har da
mulighet for samle dokumenter for SHF på et sted, med tilganger for alle
styrets medlemmer. Det vil gi bedre orden og oversikt på alle dokumenter med et
ryddig arkiv.
Prisen kr. 80,-
pr. mnd., kr. 960,- pr år.
Styrets beslutning: Vi abonnerer på arkivmodul
og oppretter arkiv.
024/21 Vedtekter Skrim hytteeierforening
Gjennomgang av
forslag til vedtekter. Vedtektene behandles på årsmøte 2021.
024/21 Planlegging av årsmøte
Ferdig innkalling
publiseres på www.skriminfo.no og Facebook. Innkalling og saksdokumenter sendes medlemmer på epost og pr.
brev til de vi ikke har epostadresse til.
Hytteeierforeningen følger myndighetenes anbefalinger om ikke å arrangere noe som samler mennesker fra flere kommuner under Corona pandemien. Her er en oversikt på aktiviteter vi planlegger og gjennomføre. Kom gjerne med innspill/forsalg til hva du ønsker vi skal jobbe med!
Planen er foreløpig, aktiviteter annonseres på Facebook.
Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor
Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent
011/21 Oppfølging av tidligere saker
20/20 Hvordan rekruttere flere medlemmer?
Status for
rabattavtaler med aktuelle firma?
Ingen nye
avtaler pr i dag
Inngått
avtaler med Fruktlagret, Sport1 Revetal og Sport1 Hvittingfoss
06/21 Innspill fra medlemmer
Ny behandling av sak fra styremøte 02.02.2021, om
forslag til nye løypetraseer.
02.02.21: Styrets
behandling og svar
SHF har
bestemt at vi ikke skal kjøre flere løyper enn det vi gjør pr i dag på grunn av
kapasitet.
Forslag 1;
ny løype på vestsiden av Maurlivann, dette er inne i verneområdet og det gis
ikke tillatelse til løypekjøring eller annet arbeid i terrenget. Må eventuelt
søke Statsforvalter.
Forslag 2; «Skrimløypa»,
ikke lov til å kjøre inn i verneområdet. Det gis kun tillatelse til å kjøre der
1 gang pr år, til Skrimløpet i mars.
Forslag 3; løype mot Vindoren via Vierseter vil prioriteres kjørt i vinter. Det jobbes med rydding av traseen.
I etterkant av styrets behandling 2. februar, ble vi kontaktet av forslagstiller, med en korrigering av styrets forståelse av forslag 1. Traseen går rundt Veleren, utenom verneområder. På bakgrunn av dette har styret behandlet forslaget på nytt.
Styrets behandling Det tas kontakt med TOT om de har mulighet for å kjøre flere løyper. Hvis de har mulighet for det, tar vi kontakt med grunneiere og Statsforvalter før vi starter en søknad prosess.
012/21 Orienteringssaker
Grasrotandel registrering
Venter på saksbehandling
Status og plassering postkasser
Ansvarlig for å fylle kasser med
informasjonsbrosjyrene
Omholt parkering, Svein
Digerhaug parkering,
Svein
Furua, Svein
Uplassert foreløpig
Myra øst for Omholtsetra
Oppe ved Grønnlibakken
Vi laminerer en liten
kartbit og limer på postkassene, for å invitere folk til å se i kassene
Det bestilles 2 nye
kasser
Oppdatering av skriminfo.no
Rapport fra Admin om nettverkstrafikk, se vedlegg
i mail
Gjestesider oppdatert
Beskrivelser av dagsturer på sommertid ferdigstilles før påske
013/21 Status løypeavgift og
trekking av 2 vinnere av gavekort
303 personer/hytter har betalt løypeavgift
Ca. 400 hytteeiere betaler ikke frivillig løypeavgift
Det trekkes 2 vinnere blant de som har betalt innen forfall. Vinnere av gavekort på kr. 500,- fra Sport1:
Nummer 164 og 200, Bård Finsveen og S.O.M
Vinnere er informert pr mail
014/21 Skilting av stier og løper
DNT Telemark og Tønsberg og Omegn Turistforening jobber med
planer om å skilte stier og løyper i Skrim – Luksefjell området. SHF har mottatt
prosjektbeskrivelse og er bedt om å gi innspill.
Det beskrives et omfattende prosjekt, det er ikke laget
oversikter for kostnader, ressursbruk og hvilke oppgaver SHF eventuelt er tenkt
å bidra med.
Styrets behandling
Styret stiller seg positive til det foreslåtte prosjektet.
Vi ser imidlertid ikke at vi som hytteeierforening kan ta på oss kostnader og
det arbeidet prosjektet medfører. Vi avventer videre informasjon om prosjektet.
015/21 Samarbeidsmøte med kapellet
Svein og Bent deltar årsmøte i Solvang kirken, 8. mars 2021
Sak: Sportskapellets samarbeid med Skrim hytteeierforening
Plassering av kamera og værstasjon
Bruk og disponering av lokalene
016/21 Møte med grunneiere 16. februar 2021
Tema ny løypemaskin. Neste
steg i prosessen rundt ny løypemaskin 2021/2022. Vi avventer tilbakemelding fra
Skrim Hytteservice og Sigvart/Henning på eierstruktur og kostnader. Eventuelt
kan dette bli sak på årsmøte i SHF.
017/21 Aktivitets- og arbeidsplan 2021 – 2022
På grunn av Corona
pandemien har hytteeierforeningen valgt å følge myndighetenes anbefalinger om
ikke å arrangere noe som samler mennesker fra flere kommuner. Vi har vært i
kontakt med Kongsberg kommune som sterkt anbefaler at vi ikke legger opp til
noen form for aktiviteter. Det er uvisst når vi igjen har mulighet til å
arrangere aktiviteter for medlemmer, men vi ønsker å ha planer for hva vi
ønsker å gjennomføre, når det igjen er smittevernmessig tilrådelig.
Gjennomgang og
justeringer.
Dugnader legges som
arrangementer på Facebook og legges som «aktivitetskalender» på www.skriminfo.no
018/21 Eventuelt
Innspill fra
hytteeier TL:
Lurte
på om det var mulig å kun sette et klassisk spor i den ene siden og bruke
resten til skøyte trasé. Det er mildt nå, mange prøver å skøyte med det
resultat at klassisk spor blir ødelagt. Har et ønske og vet at det er flere enn
meg som ønsker at det skal være mulig å skøyte også på Skrim. Kanskje man
skulle prøve det neste gang man skal kjøre nå i uke 9. Skøyte trasé vil holde
seg bra lenger med de forholdene som er nå. Prøvde å Ringe Henning P. for en
hyggelig løypekjørings prat men fikk ikke noe svar. Kan gjerne bidra med råd
hvordan vi på en enkel måte kan få til gode forhold for begge stilarter på
Skrim.
Styrets behandling
Forespørsel
er sendt Henning Pedersen i møte.
Gjennomgang
av foreløpig regnskap 2020
Endelig
regnskap presenteres på årsmøte.
Lys i akebakken ved
Omholtparkeringa
Lys oppover i bakken, fra tavla og oppover
Akebakken øst for Omholtsetra
Se på muligheter for doseringa nederst i bakken fra Orremyrveien til myr øst for Omholtsetra.
Slik at akere ikke kjører ut i løypetraseen, men til venstre ut på myra
Hva med å opprette hytteeierforeningen som grasrotandel mottaker? (EJ)
Styrets behandling og svar
Kasserer har sendt søknad og registrering av SHF som grasrotmottaker til Brønnøysund, venter på saksbehandling og signering
Innspill til nye løypetraseer på årsmøte for to år siden, etterspør svar. (JOK)
Styrets behandling og svar
SHF har bestemt at vi ikke kjører flere løyper enn det vi gjør pr i dag på grunn av kapasitet.
Forslag 1; ny løype på vestsiden av Maurlivann, detter er inne i verneområdet og det gis ikke tillatelse til løypekjøring eller annet arbeid i terrenget. Må eventuelt søke Statsforvalter.
Forslag 2; «Skrimløypa», ikke lov til å kjøre inn i verneområdet. Det gis kun tillatelse til å kjøre der 1 gang pr år, til Skrimløpet i mars.
Forslag 3; løype mot Vindoren via Vierseter vil prioriteres kjørt i vinter. Det jobbes med rydding av traseen.
007/21 Møte med grunneiere og Skrim Hytteservice, 31.01.21
Referat fra møte:
Prioritering av løypekjøring.
I tillegg til løpekjøring i helgene, skal det kjøres løyper i en av ukedagene, fortrinnsvis onsdager. Prioriterer løypenettet i nærheten av hyttebyen
Be om at grunneiere setter opp fareskilt der skiløyper krysser veier i hyttefeltene.
I utgangspunktet må hytteeierne vise aktsomhet når
de kjører til og fra hyttene sine. Noen steder er allerede skiltet.
Akebakken ved Vaffelbua. Det parkeres rett foran
utløpet av bakken og det kan være farlig. Be grunneiere om å sperre av noen
plasser.
De skal legges opp snø nederst i bakken, slik at
«utløpet» av bakken ikke er til parkeringen.
Løypemaskinen kjører inn i løypenettet et annet
sted enn i akebakken.
Ny løypemaskin
Bent Volstad og Sigurd-Ole Ruud jobber med å finne finansieringsløsninger for kjøp av ny løypemaskin, anslått kostnad 2,4 mill. + mva. Søknader til ulike stiftelser er under arbeid.
Det jobbes med mer informasjon til hytteeiere fra hytteeierforeningen og grunneierne/Skrim Hytteservice.
008 /21 Informasjons saker
Utsending av løypeavgift sendes ut i uke 5, sendes pr mail og post der vi mangler mailadresser. Medlemskontingent sendes seinere, februar/mars
=> Vi legger opp til trekning av gave fra sponsorer blant begge innbetalingene
Status postkasser til kart over Skrim og
infobrosjyre
4 kasser ferdige, skilt satt i bestilling. Plasseres ved Omholt parkering, Digerhaug og Furua
Oppdatering av nettsider
Det er gjort noen endringer på nettsidene, flyttet tekster og oppdatert flere linker.
Nettsidene
med beskrivelser og lenker til Skrimveien A/L, Røde Kors og Tønsberg og omegn
Turistforening er sendt kontaktpersoner med spørsmål om behov for oppdatering.
Skrimløpet avvikles søndag, 7. mars. max 200 deltakere, Tønsberg og omegn Turistforening arrangerer.
009/21 Planlegging av årsmøte 2021
Årsmøte 2020 ble avlyst for medlemmer. Vi vet foreløpig ingenting ting om hvordan situasjonen vil være i mai i år. For å være sikker på at vi i år kan gjennomføre årsmøte, legger vi opp til et møte som vil være mulig å gjennomføre tross Covid-19 situasjonen.
Dato; lørdag, 8. mai, kl. 14:00
Sted; Omholt parkeringa, alle oppfordres til å ta med egen stol.
Legges ut som arrangement på Facebook siden. Formelle invitasjoner sendes medlemmer i mars/april, etter forfall av kontingent for medlemskap.
Skrim Hytteeierforening har i dag mottatt svar på e-post sendt dem 22.01.2021.
Vi har som du påpeker hatt utfordringer med gjentatte strømbrudd i hytteområdene på Skrim i 2020 og starten på 2021, men spesielt ille var det nå i slutten av desember. Vi har gjennom 2020 gjort en del tiltak for å øke leveringssikkerheten i området, og vi har planer om videre forbedringstiltak utover i 2021.
Vi har gjort tiltak med linjetraseene i området der det er luftnett for å minske risikoen for at trær faller ned på linjene. Vi vil dessverre aldri kunne rydde så brede traseer at vi helt unngår denne problemstillingen. Videre utfører vi nå sikringshogst i forbindelse med feilsituasjonene som har vært, og det vil bli utført mer sikringshogst når vi utover våren kan utføre dette uten at området blir strømløst. Med disse tiltakene mener vi at vi skal unngå så omfattende situasjoner neste vinter, men vi vil dessverre aldri kunne rydde oss helt bort fra denne problemstillingen.
Vi i Glitre Energi Nett jobber hver eneste dag for best mulig leveringssikkerhet til våre kunder, og beklager ulempene de gjentatte strømbruddene har medført for dere som kunder! Vennlig hilsen Espen Lundberg Pedersen Kundesjef +47 95195898 Glitre Energi Nett AS glitreenergi-nett.no
Det er og har vært utfordrende forhold på Omholtfjell/Skrim med stadige strømbrudd og perioder uten strøm.
Hytteeierforeningen har i dag kontaktet kommunikasjondirektøren i Glitre energi med følgende e-post.
Hei
Vi, Skrim Hytteeierforening, ber med dette om en redegjørelse for hvilke utbedringsplaner Glitre har for området Omholtfjell, Skrim hyttefelt. Området har ca. 700 hytter, som har dere som nettleverandør.
Glitre som nettleverandør har ansvar for at strømforsyningen er sikker. I 2020 og hittil i 2021 har vi opplevd stadig strømbrudd som skyldes mer utfordrende værforhold. Værforholdene råder dere ikke over, men å ha et linjenett som er rustet for stadig mer utfordrende værforhold er deres ansvar. I dette ligger også tilstrekkelig linjerydding, som hindrer at trær faller over linjene og forårsaker lange strømbrudd.
Vi har stor forståelse for at det er svært utfordrende for mannskaper å jobbe ute i snøføyke og stormkast, og at de ikke kan jobbe døgnet rundt med å rette feil. Vi setter stor pris på jobben mannskapene gjør!
Men hvilke planer har dere for utbedring av strømnettet på Omholtfjell?
Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, ref.
Oppfølgingssaker fra tidligere møte
20/20 Hvordan rekruttere flere medlemmer?
Rabattavtaler med ulike firma?
Har vært i kontakt med Sport1 på Revetal og Hvittingfoss, Bygger’n, Fruktlagret, Kiwi og Spar, Furuly, for å undersøke muligheter for avtaler for medlemmer. Det jobbes med avtaler.
Innspill fra Facbook siden: muligheter for å selge Reklame på informasjonstavle ved Omholtparkeringa og Digerhaug? Avklare eierskap
Tilstede; Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes og Elin Katrine Vestly, referent
Oppfølging siden sist 19/20 Informasjon om møte med grunneiere – Svein sender avtalen til styret på mail
20/20 Hvordan rekruttere flere medlemmer? – Rabattavtaler med ulike firma? => Jobber med saken, sendt forespørsel til flere firma, Bent
21/20 www.skriminfo.no Hva vet vi om nettverkstrafikk? Undersøker samtidig muligheter for å endre Facebook siden til SHF, til en gruppe «Hytteeiere på Skrim», Bent => Venter på rapporter fra Admin
3/20 Informasjon
Mottatt kr. 36.100,- fra Kongsberg kommune, tilskudd til løypekjøring. Vipps skilt til løypene, Svein tar med opp
24/20 Romjulsaktivitet på Skrim?
Aktivitet i akebakken eller lage løype til Støveltjern? Hva har vi lov å gjøre og servere? Elin sjekker kommunens nettside eller sender mail til kommunelegen i Kongsberg
25/20 Bålplass ved Vesle Støveltjern?
Svein spør Jan Ivar Lindhjem, grunneier, om lov. Tor ordner stor bålpanne og rist.
26/20 Kanohotell ved Store Stølevann?
Det skal lages ny stor demning sommeren 2021,
vente til anleggsarbeidet er ferdig før det sette opp?
Svein
tar kontrakt med Sigurd Ole for å avklare plassering og eventuell oppføring
Tilstede på møte: Svein Borge, Bent Voldstad, Oddvar Møller, Tor Bartnes, Hans Jørgen Vesterås og Elin Katrine Vestly, referent
19/20 Informasjon etter møte med grunneiere 31.08.20, Bent og Svein har hatt møte om løypekjøring med Sigurd Ole Ruud, Sigvart og Henning Pedersen. Det er inngått avtale om videre løypekjøring for 1 år til. Avtalen gjelder for tidsrommet høst 2020 – høst 2021, og er på kr. 636.000,- som går fra bompengekonto. Frivillig innbetaling av løypeavgifter overføres i tillegg.
Løypemaskinen er flere år gammel og krever mye vedlikehold. Sigvart og Henning Pedersen ønsker å kjøre mer i hyttebyen og ikke lange turer innover. «Krokvannsrunden» er med i planen. Scooterkjøring kommer i tillegg.
20/20 Hvordan rekruttere flere medlemmer? Skrim hytteeierforening ønsker flere medlemmer. Rabattavtaler med ulike firma?
Konklusjon: Bent jobber med å undersøke muligheter for å inngå samarbeidsavtaler som gir inntekter til firmaer og SHF, samt rabatter til medlemmer.
21/20 www.skriminfo.no Status for nettsiden. Det koster 6.-7.000,- ca. i driftskostnader pr. år. Hva vet vi om nettverks-trafikk, hvor mange bruker egentlig nettsiden vår? Det vil kreve mye arbeid og ressurser for promotere nettsiden, i tillegg til Facebook siden.
Konklusjon: Bent ber om rapport fra Admin. på antall besøk på nettsidene våre og muligheter for å endre Facebook siden til SHF, til en gruppe «Hytteeiere på Skrim»
20/21 Eventuelt Årsmøte i 2021, corona-situasjonen våren 2021 vet vi lite om. Vi kommer til å forsøke å avholde dette utendørs på Skrim, hvis det ikke lar seg gjennomføre innendørs.
Grunnet siste dagers snøfall på Skrim, utsetter vi årsmøte til lørdag, 29. mai, kl. 14:00. Det sendes ny innkalling med saksliste og vedlegg til medlemmene. Etter opprettelse av medlemsregister vil vi i år kun sende ut sakslisten og vedlegg til medlemmer som har betalt kontingent.
